Modèle de procès verbal


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Si vous vous demandez les types d`outils que vous pouvez utiliser spécifiquement pour les minutes de réunion, voici quelques outils que nous avons trouvés décrits sur Quora: le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvé à l`unanimité comme distribué. Il n`existe pas de niveau normalisé de contenu et de format pour les minutes du Conseil. Dans les tribunaux, aussi important que ce que vous avez fait, c`est que vous étiez raisonnable quand vous l`avez fait. Par conséquent, des informations suffisantes devraient être incluses pour décrire comment les membres du Conseil sont raisonnablement arrivés à des décisions raisonnables. Selon aujourd`hui, j`ai découvert, les “minutes” de “minutes de réunion” ne se réfèrent pas à la mesure minute du temps, mais à la “minute” (mon-NEWT) Notes prises lors des réunions. Que vous ayez été chargé de prendre des notes pour un comité ou que vous ayez été nommé Secrétaire du Conseil d`administration de votre organisation, la préparation des minutes de réunion ne doit pas être une tâche ardu. Voici quelques conseils et des idées qui vous aideront à commencer avec l`écriture et la préparation des minutes de réunion efficaces. Inclure le nom de l`organisation, la date et l`heure de la réunion, qui l`a appelé à l`ordre, qui ont assisté et s`il y a un quorum, toutes les motions faites, tout conflit d`intérêt ou de l`abstainments de voter, lorsque la réunion a pris fin et qui a développé le procès-verbal. Si votre organisation utilise un système de gestion des adhésions basé sur le Cloud (comme Wild Apricot), vous pouvez publier les minutes en tant que page Web et donner accès uniquement au Comité ou aux membres du Conseil d`administration, en fonction des besoins de votre organisation. Grâce aux pages Web réservée aux membres, vous pouvez créer un intranet en ligne sécurisé pour votre Conseil d`administration et vos comités. L`exemple d`ordre du jour suivant représente le format et le contenu typiques d`un rapport des minutes de réunion du Conseil.

Cet exemple doit être adapté à la culture et au but particuliers de l`organisation. Notez que les minutes de réunion du Conseil sont très importantes. Les procès-verbaux sont considérés comme des documents légaux par les auditeurs, les IRS et les tribunaux, et ils représentent les actions du Conseil. Beaucoup affirment que si ce n`est pas dans le procès-verbal, il n`est pas arrivé. Bien que l`auteur ait une expérience personnelle écrivant des minutes de réunion, nous avons également fait référence aux sources suivantes pour créer cet article: la plupart des comités et des conseils examinent et approuvent ou modifient le procès-verbal au début de la réunion subséquente. Une fois que vous avez effectué les révisions requises, les minutes devront ensuite être stockées pour référence ultérieure. Certaines organisations peuvent stocker ces en ligne (par exemple, dans Google docs ou SkyDrive) et également sauvegarder ces sur un disque dur externe. Vous devrez peut-être également imprimer et stocker des copies papier ou les fournir à un membre du personnel ou à un président pour le dépôt. Ce poste – échantillon de base des procès-verbaux des réunions du Conseil d`administration – dans la bibliothèque de gestion gratuite – offre un échantillon du format et du contenu typiques pour les minutes de réunion du Conseil. Lorsque vous prenez un nouveau rôle en tant que preneur ou secrétaire, n`oubliez pas de demander au Président du Comité ou au Conseil quelles sont leurs attentes quant à votre rôle au cours de la réunion, ainsi que le type de détail qu`il/elle attend dans le procès-verbal.

Par exemple, si votre Conseil ou votre comité aura affaire à des motions ou à voter sur des points ou des questions, soyez clair sur la question de savoir si vous avez besoin d`offrir les noms de ceux qui font des motions, des seconder, etc. Si vous traiteront de ce type de procédures, vous (et votre président) voudrez peut-être vous référer aux règles de l`ordre de Robert-Voici un lien vers une ligne “Introduction aux règles de Robert”. Les procès-verbaux des réunions sont importants: «ils capturent les informations essentielles d`une réunion.» Mais prendre et préparer des minutes ne doit pas être une tâche intimidante. Nous espérons que cet article vous aidera à rencontrer des débutants dans le démarrage de la création de minutes de réunion efficaces pour votre organisation. Pour plus d`informations, vous pouvez consulter certaines des sources d`informations que nous avons utilisées pour créer cet article dans les «sources» ci-dessous.

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